Kirjutasin ühes eelmises postituses, miks on raamatupidaja ettevõttele oluline ja ühes teises, kuidas peaks  raamatupidamisbürood valima. Nüüd aga tahaksin pöörata tähelepanu sellele, mida teha  peale teenusepakkuja leidmist.

Kui oled leidnud endale maailma parima raamatupidaja, siis peaksid mõtlema, mida sina kõige enam raamatupidajalt vajad. Raamatupidamisteenuse pakkuja teeb ära just selle, mida sa tahad, et ta teeks. See mõjutab otseselt ka teenuse hinda. Seega tasub teenuse mahu punkt enda jaoks selgeks teha.

Mida tellida raamatupidajalt?

Mida rohkem on sul tegemist oma teenuse või toodete pakkumisega, seda rohkem tahaksid teisi tegevusi delegeerida. Alati ei ole mõistlik kõike käest ära anda, kuid teinekord peaks seda jälle kaaluma. Mõtle enda jaoks välja, kui palju sina tahad raamatupidamisega tegeleda ja kui palju sa oma vastleitud raamatupidajat usaldad. Ka täieliku usalduse puhul ei ole siiski  kasvõi sisekontrolli olemasolu mõttes mõistlik anda näiteks ainult ühele inimesele kohustuse ja võimaluse teostada makseid internetipanga kaudu.

Järgnevalt toon mõned näited, millest võiks koosneda raamatupidamisteenus. 
  • Täisteenus ehk raamatupidaja teeb kõik. Klient saadab näiteks meiliga info müügiarvete kohta, edastab ostuarved ja on andnud juurdepääsu pangale, et raamatupidaja saaks importida maksekorraldusi. Nii jääb kliendil üle vaid aeg-ajalt kiigata panka, et imporditud maksekorraldused kinnitada. Ülejäänud aja võib kulutada ettevõtte põhitegevusele või minna kasvõi puhkama.
  • Klient koostab müügiarved ise, ülejäänu on raamatupidaja rida. Tänapäeval on üldiselt raamatupidamisprogrammid veebipõhised ja seega ei ole oluline enam kasutaja füüsiline asukoht. Klient koostab müügiarved ja saadab need ise klientidele. Raamatupidajale saadetakse ostuarved ja panga väljavõtted.
  • Klient teeb kõik ise, kuid soovib tellida deklaratsioonide esitamise. Raamatupidaja ülesandeks on kord kuus esitada TSD ja KMD ning sellega seoses vaadata kiirelt üle ka sisestatud ostu- ja müügiarved.
  • Klient peab ise aasta jooksul korda oma algdokumentides ja tellib kord aastas raamatupidamise aastaaruande koostamise. See aga tähendab, et korraga peab tegema terve möödunud aasta raamatupidamise.
  • Klient teeb kõik ise programmis, kuid tellib kord aastas raamatupidamise aastaaruande esitamise. See tähendab, et kord aastas koostab raamatupidaja sisestatud andmete põhjal raamatupidamise aastaaruande ja sisestab ettevõtjaportaali. Tasuks meeles pidada, et tegevusaruande koostamine peaks olema siiski juhtkonna töö ehk seetõttu räägin alati raamatupidamise aastaaruandest.
  • Ja veel üks variant on see, et klient soovib tellida vaid konsultatsiooni aastaaruande esitamisel. 

Sellest loetelust on näha, et olenevalt teenuse iseloomust on raamatupidaja vastutus ja töö sisu väga erinev. Ei saa töö mahu ja vastutuse poolest võrrelda tervet raamatupidamist vaid lõppsaldode põhjal aastaaruande esitamisega.

Nüüd, kui ettevõtte omanik on välja mõelnud enda jaoks, milline variant talle kõige rohkem sobib, peaks hakkama mõtlema organisatoorse külje peale. Kuidas korraldada dokumentide edastamist, kas oleks mõistlik kokku leppida tähtaegades jne.

Algdokumentide edastamine raamatupidajale

Tänapäeval on igasugune infovahetus tehtud äärmiselt lihtsaks ja seetõttu ei pea ettevõtja ja raamatupidaja elama samas linnas. Kui just ei soovi, siis pole vaja anda dokumente käest kätte. Teen lühikese ülevaate erinevatest võimalustest.

  • Dokumendid esitatakse paberkandjal. Klient on koostanud ka müügiarved ise ja annab raamatupidajale kord kuus paki dokumente. Siin on eelisteks kindlasti see, et ei pea hakkama meeles pidama, kas nüüd mõni konkreetne ostuarve on jäänud saatmata või mida teha paberkandjal arvete ja tšekkidega. 
  • E-post. Müügiarveid või infot nende koostamiseks, ostuarveid, panga väljavõtteid - kõike saab saata. Paberil arvetest saab teha kasvõi telefoniga pildi ja panna kohe teele. Plussideks on keskkonnasäästlikkus ja see, et alati saab kontrollida, kas on ikka saadetud ja dokumendid on ka alati kättesaadavad. Lisaks jääb alati jälg dokumentidele lisatud kommentaaridest.
  • Pilveteenused. Osad raamatupidamisfirmad pakuvad ise võimalust nende serverisse dokumendid üles laadida. Valida on ka erinevate tasuta teenuste vahel, kuhu saab klient dokumendid üles laadida ja kust raamatupidaja need lihtsalt kätte saab. Plussiks on see, et jääb ära võimalus, et e-kiri kadus internetiavarustesse.

Raamatupidamise korraldamine

Ettevõtte raamatupidamise korraldamine on alati juhatuse vastutusala. Seega peab juhatus olema veendunud, et kogu vajalik info on õigeaegselt esitatud. Raamatupidajat saab küll varastamise ja teadlike valeandmete esitamise eest kohtusse kaevata aga kui pole õiget infot õigel ajal esitatud, ei maksa ka raamatupidajale turja karata. Pealegi ei saa raamatupidaja anda asjakohast nõu, kui tal pole kogu informatsiooni. Ka arst ei oska panna õiget diagnoosi, kui pooli sümptomeid varjatakse, 

Aga mida raamatupidaja tahab?

Oleme jõudnud sinnamaani, et on kokkulepitud, millises mahus teenust hakatakse osutama ja kuidas infot edastakse. Aga mida siis ikkagi raamatupidajale vaja on anda?

Toon välja nimekirja dokumentidest, mida kindlasti vaja on.

  • Müügiarved või info müügiarvete koostamiseks ning ostuarved. Müügi- ja ostuarvetel peaks olema ka allkiri, mis kinnitab majandustehingu toimumist. Vaata raamatupidamise seadusestmillised on algdokumentidele (ja arved on algdokumendid) esitatavad nõuded.
  • Pangaväljavõte, kui raamatupidajal ei ole juurdepääsu pangale. Pangaväljavõte võiks olla nii pdf kui ka csv vormingus. Raamatupidamisprogrammidel on võimalus pangaliikumised "sisse tõmmata", see vähendab pisut käsitööd ja pdfi abil on mugav kontrollida ja ka seda saab ka arhvieerida.
  • Perioodi jooksul sõlmitud kõikvõimalikud lepingud. Ka siis, kui omanik annab firmale laenu, võiks olla koostatud leping ja ka tagasimaksed võiksid/peaksid olema dokumenteeritud. Nii ei pea raamatupidaja nuputama, kas see pangast sularaha välja võtmine on laenu tagasimakse või siis hoopis kassasse võtmine. Internetipangas tehinguid tehes saab kirjutada selgitusse,millega tegu on, kuid pangaautomaadid seda võimalust ei paku.
  • Kui ettevõtte huvides kasutatakse isiklikku sõiduautot või on olemas firma sõiduauto, siis ka eelmise kuu sõidupäevik. Selle põhjal saab raamatupidaja teha vajalikud kanded.
  • Töötasude koostamiseks vajalik info. Selleks, et palgad saaksid õigeaegselt makstud, tuleb esmalt programmi teha vajalikud kanded. Ja seda infot saab raamatupidaja juhatuse käest.
  • Esimesel kohtumisel oleks vaja anda ka ettevõtte põhikiri ja raamatupidamise sise-eeskiri. Põhikirjast saab raamatupidaja vajaduse korral infot osakapitali sissemaksmise kohta ja sise-eeskirjast saad lugeda allpoolt.
Kokkuvõttes võib öelda, et parem liiga palju dokumente kui liiga vähe. Üleliigsed dokumendid kaustas või e-kirja manuses ei sega kedagi, kuid puuduolev info võib tekitada teinekord probleeme.

Mis on raamatupidamise sise-eeskiri

Raamatupidamise sise-eeskiri on dokument, mis kirjeldab raamatupidamise korraldust. See peaks olemas olema igal ettevõttel, sest tegemist on raamatupidamise seaduse kohaselt kohustusliku dokumendiga.  

Raamatupidamise seaduse § 11  ütleb:

 (1) Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud koostama raamatupidamise sise-eeskirja, mis kehtestab kontoplaani koos kontode sisu kirjeldusega ning reguleerib muu hulgas majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, algdokumentide käivet ja säilitamist, raamatupidamisregistrite pidamist, tulude ja kulude kajastamist kasumiaruande kirjetel, varade ja kohustuste inventeerimist, raamatupidamiskohustuslase kasutatavaid arvestuspõhimõtteid ja informatsiooni esitusviisi, aruannete koostamise korda, arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises ning raamatupidamise korraldamisega ja sellega kaasnevate sisekontrolli meetmete rakendamisega seotud asjaolusid

Võib tunduda, et seda paberit kellelgi vaja ei lähe, kuid see on asendamatu abimees juhul, kui millegipärast vahetub raamatupidaja või raamatupidamisteenuse pakkuja. Sise-eeskirjas, mis võib olla koostatud vastavalt oma äranägemisele, on kirja pandud see, mismoodi selles ettevõttes raamatupidamist korraldatakse. Ja kui ettevõtte jaoks on kohustuslik audiitorkontroll, siis on seda veel enam vaja.

Raamatupidamise sise-eeskirja koostamise saab tellida oma raamatupidamisbüroolt.

Dokumentide arhiveerimine

Aga mida ette võtta kõigi nende tuhandete dokumentidega, mis tegutsemisaastate jooksul tekivad?

Kahjuks neid niisama lihtsalt ära visata ei või. Juhatus peab  korraldama nende säilitamise. Raamatupidamise seaduse  § 11 ütleb, et  raamatupidamise algdokumente peab raamatupidamiskohustuslane säilitama seitse aastat, alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati.

Hea uudis on see, et enam ei pea koguma kõike füüsiliselt kaustadesse, vaid võib dokumente säilitada ka elektroonselt. Kui aga on tekkinud paksud paberkaustad, siis tuleks uurida, kas valitud raamatupidamisfirma pakub ka arhiveerimise varianti. Mõistlik oleks aga säilitada dokumente ettevõttes või omaniku juures kodus. Sealt on neid kõige lihtsam vajadusel kätte saada ja pole ohtu, et keegi on sinu firma dokumentidega ära kadunud.



Lõpetuseks soovitan pöörduda kõigi korralduslikku poolt puudutavate küsimustega oma teenusepakkuja poole. Tihti võivad nad pakkuda kliendi jaoks väga mugavaid lahendusi, mille peale ise ei tulekski. Ja kuigi peab raamatupidaja ja ettevõtja vahel valitsema usalduslik õhkkond, siis tuleb meeles pidada, et lõpuks on raamatupidamine siiski juhatuse vastutada ja seega peaks juhatus olema vähemalt üldises plaanis kursis sellega, mis raamatupidamises toimub.


Autor: Laura Sults