Nõuded arvetele
Arve on majandussündmust tõendav dokument, mille üldjuhul väljastab müüja, kes edastab selle omakorda ostjale. Kuigi arve tundub hästi lihtne ja igapäevane asi, on ka seal siiski omad nõuded, mida peaks ettevõtja jälgima nii müüjana kui ka saajana.
Järgnevalt toome lühidalt välja peamised arvetega seotud nõuded ja aspektid.
Järgnevalt toome lühidalt välja peamised arvetega seotud nõuded ja aspektid.
Korrektse arve esitamine ei ole vaid viisakuse ja lugupidamise küsimus. Valede või puuduvate andmetega arve esitamine või saamine võib viia probleemideni sisendkäibemaksu mahaarvamisel või lausa maksukohustuseni. Tulumaksuseaduse § 51 lg 2 punkt 3 ütleb, et ettevõtlusega mitteseotud kulu on ka väljamaksed, mille kohta maksumaksjal puudub raamatupidamist reguleerivates õigusaktides ettenähtud nõuetele vastav algdokument ja residendist äriühing maksab nendelt tulumaksu. Sellised kulud tuleb deklareerida TSD lisal 6.
Seetõttu on lisakulutuste vältimiseks väga oluline, et iga väljamakse kohta oleks algdokument ning kindlasti tuleb järgida arvega ja algdokumentidega seotud nõudeid.
Raamatupidamise seaduses räägitakse arvest kui algdokumendist ja seega kehtib see paragrahv iga majandustehingut tõendava algdokumendi kohta.
Raamatupidamise seadus § 7:
(1) Raamatupidamise algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav tõend, millel peavad olema järgmised andmed:
1) dokumendi nimetus ja number;
2) koostamise kuupäev;
3) tehingu majanduslik sisu;
4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);
5) tehingu osapoolte nimed;
6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid;
7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist;
8) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber.
2016.aastal muutuvad algdokumendile kehtestatud nõuded. Eelnõus on kirjas, et kui seaduses või selle alusel antud määruses ei ole sätestatud teisiti, peab algdokument sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmeid:
1) toimumisaeg;
2) majandusliku sisu kirjeldus;
3) arvnäitajad, näiteks kogus, hind ja summa.
Kui raamatupidamiskohustuslase tehingupooleks on raamatupidamiskohustuslane, riigiraamatupidamiskohustuslane või välismaa juriidiline isik, peab kauba võõrandamise või teenuse osutamise kohta esitatud arve ka sisaldama arve numbrit või muud identifitseerimistunnust ja tehingupooli identifitseerida võimaldavaid andmeid.
Käibemaksuseadus aga on täpsem ja käsitleb just arveid. Arvele esitatavad nõuded on ära toodud käibemaksudirektiivi artiklis 226 ja käibemaksuseaduse § 37.
Käibemaksuseadus § 37:
(7) Arvele tuleb märkida:
1) arve järjekorranumber ja väljastamise kuupäev;
2) maksukohustuslase nimi, aadress, maksukohustuslasena registreerimise number;
3) kauba soetaja või teenuse saaja nimi ja aadress;
4) kauba soetaja või teenuse saaja maksukohustuslasena registreerimise number, kui tal on maksukohustus kauba soetamisel või teenuse saamisel;
5) kauba või teenuse nimetus või kirjeldus;
6) kauba kogus või teenuse maht;
7) kauba väljastamise või teenuse osutamise kuupäev või kauba või teenuse eest osalise või täieliku makse laekumise kuupäev, kui see on kindlaks määratav ja erinev arve väljastamise kuupäevast;
8) kauba või teenuse hind ilma käibemaksuta ning allahindlus, kui see pole hinna sisse arvatud;
9) maksustatav summa käibemaksumäärade kaupa koos kohaldatavate käibemaksumääradega või maksuvaba käibe summa;
10) tasumisele kuuluv käibemaksusumma, välja arvatud seaduses sätestatud juhtudel. Käibemaksusumma märgitakse eurodes.
Tihti tekitab küsimusi punkt 4. Seal tuuakse välja, et kui ostjal tekib maksukohustus kauba soetamisel või teenuse saamisel, siis peab olema arvel ka ostja käibemaksu-kohustuslase number. See tähendab, et kui osta teenuseid/kaupu välisriigist ja tekib pöördmaksustamise kohustus, siis peab olema arvel ka ostja käibemaksukohustuslase number. Rahandusministeerium toob oma kommentaaris välja ka selle, et piiratud maksukohustuslasena registreerimise numbri korral tuleks kontrollida, et selle numbri alusel on teise liikmesriigi isikul just maksukohustus kauba ühendusesiseselt soetamiselt, mitte üksnes teenuste saamiselt. Registreerimise numbri kehtivuse eest vastutab müüja, kes arve esitab.
Käibemaksudirektiivi kohaselt tuleb arvele märkida ka kauba väljastamise/teenuse osutamise ja/või ettemaksu kuupäev, kui see on erinev arve väljastamise kuupäevast.
Arve väljastamisel Eesti maksukohustuslane järgib Eesti käibemaksuseaduse nõudeid ja mittemaksukohustuslane raamatupidamise seaduse nõudeid. Samamoodi järgib välisriigis asuv maksukohustuslane kohalikke nõudeid. Rahandusministeeriumi kommentaarides on ka märgitud, et juhul kui kauba või teenuse saaja asub teises liikmesriigis ja esitab müüja eest ise endale kauba või teenuse kohta arve, siis väljastatakse arve järgides selle riigi eeskirju, kus on käibe maksustamise koht.
Kindlasti tuleb arve esitada füüsilisele isikule:
juhul, kui tarbija seda soovib. Nii et ka laadal müüvatel ettevõtjatel peavad olema igaks juhuks kaasas vastavad vahendid arve esitamiseks.
Arvet ei pea väljastama ka maksuvaba kauba võõrandamise korral (KMS § 16 lg 1, 2 või 21) või teenuse osutamisel, kui vastavat käivet ei maksustata käibemaksuga (KMS § 37 lg 1 ja 3).
Tänapäeval liigub enamus arveid e-posti teel, kuid seda valikut võib kasutada vaid siis, kui teine pool sellega nõus on. Käibemaksuseadus ütleb, et arve väljastatakse paberil või ostja nõusolekul elektrooniliselt.
Autor: Laura Sults
Seetõttu on lisakulutuste vältimiseks väga oluline, et iga väljamakse kohta oleks algdokument ning kindlasti tuleb järgida arvega ja algdokumentidega seotud nõudeid.
Kes võib esitada arveid
Kas arveid võivad esitada kõik isikud või on see õigus/kohustus piiratud? Vastus on jah, arveid saavad esitada ainult juriidilised isikud või füüsilisest isikust ettevõtjad (FIEd). Eraisikuga tehingu tegemisel tuleb sõlmida leping vastavalt tehingu sisule ja ennast kurssi viia võimaliku maksukohustusega. Seda teadmata võib tekkida olukord, kus tekib maksukohustus ja teenus või kaup läheb kulukamaks.Nõuded arve rekvisiitide kohta
Arve kohta on omad nõuded kirja pandud käibemaksuseaduse § 37-s ja ka raamatupidamise seaduses. Kui ettevõtja käibemaksukohustuslane ei ole, siis võib lähtuda raamatupidamise seaduses sätestatud nõuetest. Ja on olemas ka kolmas seadus (äriseadustik), mis sätestab kohustuse lisada ärilistele dokumentidele äriregistri koodi (äriseadustik § 15 lg 2).Raamatupidamise seaduses räägitakse arvest kui algdokumendist ja seega kehtib see paragrahv iga majandustehingut tõendava algdokumendi kohta.
Raamatupidamise seadus § 7:
(1) Raamatupidamise algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav tõend, millel peavad olema järgmised andmed:
1) dokumendi nimetus ja number;
2) koostamise kuupäev;
3) tehingu majanduslik sisu;
4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);
5) tehingu osapoolte nimed;
6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid;
7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist;
8) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber.
2016.aastal muutuvad algdokumendile kehtestatud nõuded. Eelnõus on kirjas, et kui seaduses või selle alusel antud määruses ei ole sätestatud teisiti, peab algdokument sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmeid:
1) toimumisaeg;
2) majandusliku sisu kirjeldus;
3) arvnäitajad, näiteks kogus, hind ja summa.
Kui raamatupidamiskohustuslase tehingupooleks on raamatupidamiskohustuslane, riigiraamatupidamiskohustuslane või välismaa juriidiline isik, peab kauba võõrandamise või teenuse osutamise kohta esitatud arve ka sisaldama arve numbrit või muud identifitseerimistunnust ja tehingupooli identifitseerida võimaldavaid andmeid.
Käibemaksuseadus aga on täpsem ja käsitleb just arveid. Arvele esitatavad nõuded on ära toodud käibemaksudirektiivi artiklis 226 ja käibemaksuseaduse § 37.
Käibemaksuseadus § 37:
(7) Arvele tuleb märkida:
1) arve järjekorranumber ja väljastamise kuupäev;
2) maksukohustuslase nimi, aadress, maksukohustuslasena registreerimise number;
3) kauba soetaja või teenuse saaja nimi ja aadress;
4) kauba soetaja või teenuse saaja maksukohustuslasena registreerimise number, kui tal on maksukohustus kauba soetamisel või teenuse saamisel;
5) kauba või teenuse nimetus või kirjeldus;
6) kauba kogus või teenuse maht;
7) kauba väljastamise või teenuse osutamise kuupäev või kauba või teenuse eest osalise või täieliku makse laekumise kuupäev, kui see on kindlaks määratav ja erinev arve väljastamise kuupäevast;
8) kauba või teenuse hind ilma käibemaksuta ning allahindlus, kui see pole hinna sisse arvatud;
9) maksustatav summa käibemaksumäärade kaupa koos kohaldatavate käibemaksumääradega või maksuvaba käibe summa;
10) tasumisele kuuluv käibemaksusumma, välja arvatud seaduses sätestatud juhtudel. Käibemaksusumma märgitakse eurodes.
Tihti tekitab küsimusi punkt 4. Seal tuuakse välja, et kui ostjal tekib maksukohustus kauba soetamisel või teenuse saamisel, siis peab olema arvel ka ostja käibemaksu-kohustuslase number. See tähendab, et kui osta teenuseid/kaupu välisriigist ja tekib pöördmaksustamise kohustus, siis peab olema arvel ka ostja käibemaksukohustuslase number. Rahandusministeerium toob oma kommentaaris välja ka selle, et piiratud maksukohustuslasena registreerimise numbri korral tuleks kontrollida, et selle numbri alusel on teise liikmesriigi isikul just maksukohustus kauba ühendusesiseselt soetamiselt, mitte üksnes teenuste saamiselt. Registreerimise numbri kehtivuse eest vastutab müüja, kes arve esitab.
Käibemaksudirektiivi kohaselt tuleb arvele märkida ka kauba väljastamise/teenuse osutamise ja/või ettemaksu kuupäev, kui see on erinev arve väljastamise kuupäevast.
Viited arvel
Ostes teisest liikmesriigist kaupa või soetades teenus on müüja tihti lisanud arvele viite käibemaksu kohta. Viidete lisamine on kohustuslik ka Eesti maksukohustuslasele. Käibemaksuseaduse § 37 lõige 8 toobki välja, millal peab lisama arvele viite kas käibemaksuseaduse vastavale sättele või käibemaksudirektiivile. Viide tuleb märkida järgmistel juhtudel:- nullprotsendise käibemaksumääraga maksustatava käibe või maksuvaba käibe puhul
- kauba soetajal või teenuse saajal lasuva maksukohustuse puhul märge „pöördmaksustamine”, kui käibe tekkimise koht ei ole Eesti ning käesoleva seaduse §-s 411 nimetatud juhtudel;
- ühendusevälise riigi füüsilisele isikule müüdava kauba ekspordina käsitamise (§ 5 lõige 2) puhul viide käesoleva seaduse § 5 lõikele 2 või nõukogu direktiivi 2006/112/EÜ artiklile 147;
- uue transpordivahendi ühendusesisesel võõrandamisel andmed, mis tõendavad, et võõrandatav kaup on uus transpordivahend, ja viide käesoleva seaduse § 15 lõike 3 punktile 2 või nõukogu direktiivi 2006/112/EÜ artikli 138 lõike 2 punktile a;
- reisiteenuse käibemaksuga maksustamise erikorra (§ 40) rakendamise puhul märge „kasuminormi maksustamise kord – reisibürood”
- kasutatud kauba, originaalkunstiteose ning kollektsiooni- ja antiikeseme edasimüügi käibemaksuga maksustamise erikorra (§-d 41 ja 42) rakendamise puhul märge vastavalt „kasuminormi maksustamise kord – kasutatud kaubad”, „kasuminormi maksustamise kord – kunstiteosed” või „kasuminormi maksustamise kord – kollektsiooni- ja antiikesemed”;
- kui ettevõtlusega tegelev välisriigi isik on määranud maksuesindaja (§ 20), siis selle maksuesindaja maksukohustuslasena registreerimise number, nimi ja aadress ning viide käesoleva seaduse § 20 lõikele 6 või nõukogu direktiivi 2006/112/EÜ artiklile 204
- käesoleva paragrahvi lõike 5 alusel arve koostamisel märge „endale arve koostamine”.
Arve esitamine
Eestis registreeritud maksukohustuslasel on kohustus väljastada käibemaksuseaduse nõuetele vastav arve, kui:- käive tekib Eestis;
- käive tekib ühendusevälises riigis;
- teise liikmesriigi maksukohustuslasele või piiratud maksukohustuslasele võõrandatakse kaupa või osutatakse teenust, mis kuulub maksustamisele saaja liikmesriigis ning kauba või teenuse eest väljastab arve kauba võõrandaja või teenuse osutaja (nö tavajuhus).
Arve väljastamisel Eesti maksukohustuslane järgib Eesti käibemaksuseaduse nõudeid ja mittemaksukohustuslane raamatupidamise seaduse nõudeid. Samamoodi järgib välisriigis asuv maksukohustuslane kohalikke nõudeid. Rahandusministeeriumi kommentaarides on ka märgitud, et juhul kui kauba või teenuse saaja asub teises liikmesriigis ja esitab müüja eest ise endale kauba või teenuse kohta arve, siis väljastatakse arve järgides selle riigi eeskirju, kus on käibe maksustamise koht.
Arve füüsilisele isikule
Kas aga arve tuleb esitada ka füüsilisele isikule? Oleneb olukorrast. Käibemaksuseadus üldiselt vabastab kohustusest esitada arve füüsilisele isikule, kui isik ostab kaupa või teenust isiklikuks otstarbeks.Kindlasti tuleb arve esitada füüsilisele isikule:
- kauba müügil kaugmüügi korras,
- uue transpordivahendi müümisel,
- tax-free müügi puhul.
- kaupleja nimi või ärinimi,
- tegevuskoha aadress,
- müügikuupäev,
- iga kauba või teenuse hind ja tasutud summa.
juhul, kui tarbija seda soovib. Nii et ka laadal müüvatel ettevõtjatel peavad olema igaks juhuks kaasas vastavad vahendid arve esitamiseks.
Arvet ei pea väljastama ka maksuvaba kauba võõrandamise korral (KMS § 16 lg 1, 2 või 21) või teenuse osutamisel, kui vastavat käivet ei maksustata käibemaksuga (KMS § 37 lg 1 ja 3).
Kuidas ja millal arvet esitada
Arve tuleb esitada seitsme kalendripäeva jooksul alates päevast, mil kaup ostjale lähetati või kättesaadavaks tehti või teenust osutati. Kui osutatakse pikaajalist või regulaarset teenust või müüakse regulaarselt kaupu, siis tuleb arve väljastada seitsme kalendripäeva jooksul KMS § 11 lõikes 4 nimetatud maksustamisperioodi viimasest päevast.Tänapäeval liigub enamus arveid e-posti teel, kuid seda valikut võib kasutada vaid siis, kui teine pool sellega nõus on. Käibemaksuseadus ütleb, et arve väljastatakse paberil või ostja nõusolekul elektrooniliselt.
E-arved
2016.a. jooksul muutub avaliku sektori ja erasektori vahel arvete vahetamise kord. Rahandusministeeriumi eesmärk on, et 2016. aasta lõpus toimub avaliku ja erasektori vaheline arvlemine e-arvetega. E-arve on elektrooniline arve, mis luuakse, edastatakse ja säilitatakse elektroonilises keskkonnas. Oluline on teada, et e-arve ei ole pdf-arve, mis saadetakse e-posti teel.
E-arvete saatmiseks on kaks universaalset meetodit:
- saatja saadab arve oma raamatupidamisprogrammi kaudu e-arve operaatorile, kes edastab selle vastuvõtjale;
- saatja saadab arve arvehaldusportaali kaudu e-arve operaatorile, kes edastab selle vastuvõtjale.
Seisuga 01. jaanuar 2016 pakuvad Eestis andmevahetusteenust järgmised operaatorid:
- Omniva,
- Fitek,
- Telema,
- Edisoft,
- piiratud kujul ka Dokumendivahetuskeskus (DVK).
Self-billing ehk endale arve koostamine
Arve võib esitada müüja ise või eelneva kokkuleppe puhul ka kauba/teenuse saaja (seda võib teha ka välisriigi maksukohustuslase asemel). Nagu öeldud, peab olema selle kohta eelnev kirjalik kokkulepe ja see peab muu hulgas sätestama ka selle, mil viisil arve saaja ehk teenuse osutaja/kauba võõrandaja arve aktsepteerib. Vastutus õigeaegse arve esitamise eest jääb siiski teenuse osutajale või kauba võõrandajale.. Lisaks võib volitada kedagi enda eest arvet esitama, kuid lõplik vastutaja on siiski maksukohustuslane.Lihtsustatud arve
Käibemaksuseaduse § 37 lõike 9 kohaselt on võimalik väljastada lihtsustatud nõuetele vastavaid arveid juhul, kui arve väljastatakse reisijateveo teenuse osutamisel või parkimisautomaadi, automaattankla makseterminali jm samalaadsete aparaatide kaudu. See tähendab, et näiteks automaattankla tšekk kõlbab sisendkäibemaksu mahaarvamiseks juhul, kui see on kuni 160€ ilma käibemaksuta ja vastab lihtsustatud arve nõuetele. Minimaalselt on nõutud järgmised andmed:- arve number,
- maksukohustuslase nimi ja registreerimise number,
- kauba või teenuse nimetus või kirjeldus ning
- maksustatav summa ja tasumisele kuuluv käibemaksusumma.
Autor: Laura Sults